Как сэкономить много времени?

Меня очень часто спрашивают об управлении временем. Тайм-Менеджмент, если «по-умному». Не менее часто задают вопросы о том, как я организовываю свою жизнь, что успеваю реализовывать несколько проектов, не забывая о самых важных делах. Самые важное — это, конечно же, дети, которым нужно внимание, время и физическое присутствие (реальное присутствие рядом с ними, без смартфона и других отвлекающих факторов).

Люди достигают своих целей на работе, порой забывая о том, что действительно важно. Поэтому всем нам нужна размеренная жизнь и достаточное количество свободного времени, чтобы быть со своими близкими — и делать это не формально. Чтобы не отвечать постоянно на одни и те же вопросы, я решил «взяться» за эту проблему и делюсь с вами некоторыми из моих любимых способов, благодаря которым у меня теперь много времени, чтобы делать то, что наиболее важно. И что приносит пользу, и перемены, которых я хочу. Благодаря этим методам и вы вернете своё потерянное время.

Постарайтесь использовать их все, чтобы увеличить вероятность того, что следующая неделя пройдет намного эффективнее, и получится достичь всего, что запланировано.

Меняйте свои утренние привычки.

Вспомните, сколько времени вы потратили этим утром, готовясь к работе. Как долго длился завтрак, сколько времени потребовалось, чтобы выпить кофе, прочитать электронную почту, проверить социальные сети или прочитать новости? А придя на работу, во сколько вы начали заниматься своими непосредственными обязанностями? Сколько времени потратили на короткие разговоры со своими коллегами?

Все эти мелкие занятия снижают эффективность. 

Проснувшись, наш организм готов и заряжен на весь день – но, в действительности, у нас есть всего лишь несколько часов пока разум, отдохнувший и «чистый» после хорошего сна, способен обрабатывать гораздо больше информации, чем вы можете себе представить. Эти часы могут быть очень продуктивными. Но когда вы отвлекаетесь на множество ненужных действий, вы засоряете свой мозг бесполезной информацией, и впоследствии можете забыть о чем-то важном, а вспомнив об этом с трудом получится быстро и эффективно решить вопрос или проблему.

Совет: подумайте о том, что вы обычно делаете утром. Просматриваете любимые сайты за завтраком, читаете новости или разговариваете с коллегами? Постарайтесь сократить время, которое вы тратите впустую. И обязательно ограничьте свой мозг от ненужной информации.

Вот как я использую это:

Независимо от того, нахожусь ли я дома на выходном или уже начал свой рабочий день, я стараюсь, чтобы утро проходило максимально эффективно. Я понимаю, что очень многое зависит от того, как начинать свой день. И если это время пропадает зря, я пропадаю вместе с ним. 

Я всегда стараюсь, чтобы мое утро проходило по определенному распорядку.

Начало дня, каждый день, в одно и то же время – да, поменять свои привычки было довольно сложно, и иногда я возвращаюсь к тому, что было раньше (то есть сижу по ночам за работой и не сплю), но подъем в 6:30 — 7:00 — это идеальный момент для начала дня.

Далее я действую в соответствии с установленным мной же распорядком вещей — и это очень помогает, пока я в полусонном состоянии. Действуя по порядку, я точно знаю, что не отвлекусь ни на каких «пожирателей времени» или бесполезную информацию. Также этот способ прекрасно работает и с детьми — даже самые маленькие малыши чувствуют себя лучше, когда делают всё по шагам, без возможности отвлечься. Нужно лишь четко распределить время. 

Утро, проходящее в порядке, станет спокойным, приятным и беззаботным началом дня. Отсутствие же порядка — хаос, плач, недовольства и опоздания. 

А после, я стараюсь выполнить самые важные дела — загружаю мозг на полную. Дела, которые могут принести что-то хорошее – в финансовом плане или профессиональном, в соответствии с поставленными целями.

Определите свой «дедлайн»

Договоритесь с самим собой, что нужно уезжать с работы каждый день в одно и то же время. 

Независимо от того, работаете ли вы дома или в офисе, у людей существует тенденция время от времени переносить задачи на более поздний период. До полудня и до обеда вы работаете… но не эффективно, а когда приходит время уходить домой, испытываете стресс из-за незаконченных дел и пытаетесь сделать еще хоть что-нибудь. Вот почему вы так часто задерживаетесь на работе. А еще хуже, если это работа на дому. Сколько раз, вместо того, чтобы провести приятный вечер, вы доделывали задания за весь день? 

Работа в нерабочее время приносит удовлетворение только тогда, когда мы делаем что-то большое, стоящее и важное в течение этого времени, а не тогда, когда пытаемся выполнить необходимый минимум дел за день.

Совет: Я не предлагаю, конечно, в качестве «дедлайна» планировать дружеские встречи или свидания каждый день, чтобы вовремя уходить с работы. Но, стоит точно знать, в какое время вам нужно заканчивать свой день. Если вы работаете в офисе, убедитесь, что уходите ровно в 18.00. Если работаете дома, то запишитесь в фитнес-центр на определенное время или на любые курсы. Придумайте хоть что-то, что будет приятно и полезно сделать и не получится перенести на другой час. После этого вы почти «на автомате» эффективно и без внутренних возражений сделаете все, что запланировали за день, потому что ни в коем случае не получится задержаться на работе. А испытывать постоянный стресс вам не даст собственный организм.

Как я использую этот метод?

По распорядку дня, каждый вечер в определенное время, я забираю детей из детского сада. Иногда это время немного меняется. Однако я стараюсь всегда, вне зависимости от обстоятельств, выходить с работы в течение одного часа, и не сдвигать его из-за невыполненных дел. Я заметил, что именно такие жёсткие рамки делают меня более эффективным. Я ни на что не отвлекаюсь, не проверяю социальные сети время от времени. Вообще отключаю звук на телефоне, чтобы закончить свою работу без каких-либо задержек. То же относится и к делам, которые не связаны с работой. Жесткий «дедлайн» поможет перестать «мусолить» задачи. Вместо этого заставит выполнить их!

Не оставляйте ничего

Многие люди имеют большое количество документов, журналов, листовок, блокнотов и записей с различной информацией, оставленные «на потом» или до чего всё не доходят руки. Это занимает много места. Но я не говорю о месте на столе или на полке, я говорю о месте в голове. Представьте, что все эти вещи вокруг вас создают облако вокруг головы. Чем больше вещей, тем больше и плотнее облако. Вы ничего не видите перед собой, не можете принимать верные решения, вам трудно смотреть на какую-либо ситуацию с другой точки зрения. 

Незавершенные дела затуманивают ум!

Совет: нужно избавиться от своего облака, которое не позволяет разуму работать на полную. Примите смелое решение: не оставляйте ничего без четкого понимания, что с этим нужно сделать. Например, если вы получили листовку с рекламным предложением, не оставляйте ее для ознакомления «на потом» (Ведь именно это вы делаете!), сразу решите, что делать дальше. 

У вас есть лишь три варианта:

— Вы пользуетесь предложением

— Или передадите листовку тому, кто может быть заинтересован в этом

— Или же выбросите её, потому что вам это не нужно

Это схема работает со всем, что вы видите каждый день. 

Сразу решите, что вы будете делать с предметами, которые получаете:

— работаете над ними сразу (записываетесь на курс, пишите на электронную почту, звоните и т.д.)

— отдаёте это кому-то другому (тот, кто точно будет работать с этим или нуждается в этом)

— архивируете, если это важно

— или выбрасываете в мусорную корзину (конечно если это бесполезно)

Мой пример использования.

За последние несколько лет я научился принимать мгновенные решения. Перестал копаться в одной теме долго или рассматривать миллион вариантов. Это относится как к незначительным вопросам, таким как упомянутые рекламные листовки, так и ко многим более серьезным вещам, таким как решения, связанные с обустройством дома или большой покупкой. На данный момент я совершенствую систему хранения документов и материалов, с которыми работаю, чтобы минимизировать беспорядок и обеспечить сбор только самых необходимых вещей. 

Это очень большая экономия времени!

Укажите «железные» сроки для свои планов

У вас много планов, верно? Вы хотите начать или закончить несколько дел в этом году, но… уже май на дворе? Вы не можете поверить, что время летит так быстро, и теряете дни напролет, не приближаясь к своей цели. Более того — теряете много времени на ненужные вещи. Почему все это происходит? Ответ прост — у вас нет фиксированных дат.

Совет: если вы хотите эффективно использовать свое время, установите для своих больших планов несколько «железных» сроков уже на следующий месяц (если возможно, установите их даже на полгода вперед!). Я рекомендую использовать большой настенный календарь и другие полезные предметы, которые улучшат вашу эффективность. Подумайте, чего вы должны достичь в течение следующих 4 недель — убедитесь, что эти цели улучшат вашу жизнь или внесут желаемые изменения и наконец установите для них конечный срок!

Как это работает со мной? 

Определение «дедлайна» является для меня основным шагом, как при планировании на год, так и при планировании месяца, недели и конечно же дня. Во время таких сеансов планирования (которые я очень люблю!) я провожу много времени с календарем. Прежде всего, определяю дни отпусков и праздников. Добавляю даты, связанные с важными для меня моментами. Следующий шаг — проверяю, сколько времени у меня осталось между всем тем, что я отметил ранее. И в эти свободные места ставлю цели, которые хочу достичь в определенный срок.

Защитите себя

Да, я,как и все, люблю социальные сети. Я мог бы потратить много времени на Instagram или Вконтакте, вечно листая ленту, или делиться своим собственными фотографиями. У меня было много ситуаций, когда я просматривал новые фотографии, профили, бесконечные посты и терял драгоценные минуты, часы… Когда можно что-то прочитать, провести время за творчеством, посмотреть фильм, верно? Вот почему я за тотальное ограничение времени проводимое со своим смартфоном.

Вместо пустого скроллинга ленты, Воспользуйтесь прекрасными возможностями, которые дают социальные сети. Для меня блог, Вконтакте и Instagram — это места, которые помогли многому научиться, позволили встретить и познакомиться с интересными людьми и найти вдохновение, чтобы вести насыщенную жизнь. Я просматриваю соц. сети и по сей день и радуюсь, и вдохновляюсь, когда нахожу очередной интересный контент. 

Помните, однако, что вдохновение имеет большое значение, когда оно превращается в действие. Чем больше времени вы проводите, просматривая социальные сети, тем меньше его на другие занятия. Поэтому, если вам не хватает времени на работу, реализацию проектов своей мечты или для своих близких, уберите телефон. Не сидите с ним долго. 

Если вы блогер — не спамьте свой контент, не выкладывайте постов каждый час — это самый жуткий пожиратель времени!

Совет: опредеелите ситуации в течение дня, когда вы не будете использовать свой телефон или компьютер, не смотрите, не проверяйте уведомления. Убедитесь, что ваши близкие видят вас, а не руку с телефоном, который постит каждую минуту жизни. Ищите возможности смотреть на мир без объектива телефона. Отключите уведомления и, может быть, даже звук?

Это наверно самое сложное?

Я знаю, что очень трудно отказаться от постоянной проверки уведомлений и сообщений. Это вызывает привыкание и от этого очень приятно. У меня сложилось впечатление, что делиться всем, что только возможно, и информировать весь мир о своей жизни стало чем-то, что придает смысл этой деятельности. 

«Отучением» от смартфоно-зависимости я занимался несколько лет назад, когда моей дочери было несколько месяцев. И тогда же понял, что совсем без телефона тоже нельзя. Поэтому, теперь я слежу за собой и почти не использую телефон, когда мои дети со мной. Не вытаскиваю телефон во время встреч и разговоров. Я отключил все уведомления, и очень стараюсь, чтобы у меня не возникало даже мысли о том, что я должен что-то выложить в социальных сетях. 

Я выделил и ограничил немного времни что бы зайти в соц. сети только за очередной порцией вдохновения. И всё. Никаких зависаний. Я хочу, чтобы социальные сети служили мне, а не позволяли быть их рабом. Как это влияет на время? Конечно, теперь я не отвлекаюсь. Я работаю намного эффективнее и выполняю задачи гораздо быстрее, чем тогда, когда у меня есть телефон. И я по-настоящему наслаждаюсь своей жизнью и свободой.

Я надеюсь, что небольшие эти советы будут полезны для вас также как и для меня. В самые сложные моменты я стараюсь о них помнить. Об удалении отвлекающих факторов, о силе порядка и организации, о планировании и «дедлайне» – это в моем случае имеет решающее значение. 

Я бы ничего не успевал без этого. Теперь я могу сделать больше!